Top.Mail.Ru

Как подготовить бумаги к архивному хранению?

Прежде всего, нужно понять, что именно вы имеете в виду. В современном делопроизводстве подготовка к архивному хранению может подразумевать две совершенно разные процедуры:

  • обработка документов для их передачи в государственные инстанции;
  • проведение работ перед создание собственного архива компании.

Решение первой задачи чаще всего бывает необходимо при ликвидации компании. Это сложный, многоступенчатый процесс, который требует детального знания законов и длительной процедуры исполнения. Большинство предпринимателей совершенно справедливо решает доверить это профессионалам. К тому же наработанные связи в государственных архивах существенно упрощают процедуру передачи (согласитесь, когда делаешь одно и то же действие много раз, неизбежно "набьешь руку").

А вот вторую задачи при желании можно решить своими силами.

Этапы подготовки

Итак, если вы хотите самостоятельно организовать архив, вам нужно провести следующие действия:

  1. Ознакомиться с законодательством, чтобы разобраться, какие именно бумаги нужно хранить и как долго.
  2. Собрать все имеющие у вас документы и провести их тщательную ревизию.
  3. Отобрать все, что подлежит хранению, а все, от чего необходимо избавиться, отправить на профессиональное уничтожение.
  4. Рассортировать файлы по типу, тематике и срокам хранения.
  5. Разложить в папки, параллельно создавая каталог.
  6. Подготовить помещение и поместить в него архив.
  7. Тщательно следить за аккуратным пополнением хранилища.

Требования к помещению

Самым простым решением будет отправить архив на внеофисное хранение. Профессиональные помещения в этом случае будут оборудованы современным климатическим оборудованием, обеспечивающим нужный температурно-влажностный и световой режим.

Если же вы не хотите отправлять документы на внеофисное хранение, то при обустройстве помещения нужно учесть следующие опасности и способы защиты от них:

  1. Пожар – самый страшный враг бумаги, поэтому нужно, чтобы комната была обшита огнестойкими материалами, оборудована чувствительной системой пожарной сигнализации и средствами пожаротушения (порошковыми).
  2. Слишком низкие или высокие температуры – для бумажных носителей одинаково плохи и холод, и жара. Помещение должно быть теплым и желательно, чтобы в нем не было сильных перепадов температуры.
  3. Умеренная влажность – еще один важный показатель, при высокой влажности документы начнут покрываться волнами, а при низкой – могут рассохнуться. В идеале уровень влажности должен оставаться в границах примерно одинаковых, средних показателей.
  4. Приглушенное освещение – на свету листы выгорают, поэтому комната должна быть затемненной, а сами бумаги находиться в папках, а еще лучше в коробках с крышкой.
  5. Защита от насекомых и грызунов – крайне необходимо поводить обработку от вредителей.
  6. Защита от третьих лиц – стоит оборудовать архив сигнализацией и иметь только два комплекта ключей, один из которых хранится у руководителя, а другой – у ответственного лица.

Просмотров: 215




Комментарии (0)

Добавить комментарий







Читайте также